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Boîte de réception

Répondre aux messages et aux commentaires depuis un seul écran

Équipe Technopek2 min de lecture

Sommaire

En bref : la Boîte de réception réunit vos messages Instagram et Messenger dans l'onglet « Messages », et les commentaires de vos publications Facebook et Instagram dans l'onglet « Commentaires ». Vous répondez, vous étiquetez et vous créez des leads sans quitter l'écran, avec la fiche du lead affichée à côté de la conversation.

Avant de commencer

Votre Page Facebook et votre compte Instagram doivent être connectés : voir connecter votre Page Facebook et votre compte Instagram.

Répondre à un message

  1. Dans le menu, cliquez Boîte de réception. L'onglet Messages liste les conversations Instagram et Messenger, les plus récentes en haut.

    Boîte de réception de Tech CRM, onglet Messages entouré : conversations Instagram et Messenger avec aperçu, heure, messages non lus et étiquettes (Prospect, Commandé, Suivi)
    L'onglet Messages : les conversations les plus récentes en haut.

  2. Cliquez une conversation. Le fil s'ouvre au centre ; à droite, le contexte du lead (fiche, notes, rendez-vous, commandes).

    Conversation Messenger ouverte au centre, avec les réponses de l'agent IA, et à droite le contexte du lead : commande à confirmer puis fiche du lead
    Le fil au centre, le contexte du lead à droite.

  3. Écrivez votre réponse, ou cliquez Insérer une réponse rapide pour reprendre un texte préparé.

    Menu « Réponses rapides » ouvert au-dessus du champ de réponse : Livraison et paiement, Merci, Guide des tailles ; bouton de réponse rapide entouré
    Vos réponses préparées, en un clic.

  4. Joignez si besoin une photo, une vidéo ou un PDF (10 Mo au plus). Sur Instagram, vous pouvez aussi enregistrer un message vocal.

    Champ « Message Instagram » avec les boutons émojis, photo ou fichier (entouré), message vocal, cœur et envoyer
    Photo, vidéo ou PDF ; sur Instagram, le micro enregistre un vocal.

  5. Envoyez. Le message apparaît tout de suite ; « Vu » s'affiche sous votre dernier message quand la personne l'a lu.

    Message d'une cliente puis réponse de l'équipe en vert, avec la mention « Vu » en dessous
    « Vu » : la personne a lu votre message.

Chaque message a son menu : répondre en citant ce message, réagir (Instagram n'accepte que le cœur), copier, ouvrir ou télécharger un média. Les réponses de l'agent IA et des automatisations apparaissent dans le fil avec leur propre marque, pour savoir qui a écrit quoi.

Répondre aux commentaires

  1. Ouvrez l'onglet Commentaires. Les publications qui ont des commentaires sont listées, avec le nombre de non lus.

    Onglet Commentaires entouré : publications Facebook et Instagram commentées, avec le dernier commentaire et le nombre de commentaires
    Les publications qui ont des commentaires.

  2. Choisissez une publication pour lire ses commentaires.

  3. Sous un commentaire : Répondre publiquement, Masquer (il reste visible pour son auteur, et vous pouvez le Réafficher), J'aime (Facebook seulement) ou Convertir en lead ; Bannir et Supprimer sont là aussi.

    Commentaire « Dispo f l'kahla ? Bghit wa7ed » avec ses actions : Répondre (entouré), J'aime, Masquer, Bannir, Convertir en lead, Supprimer
    Les actions sous chaque commentaire.

  4. Pour commenter la publication au nom de votre Page, utilisez le champ « Commenter en tant que … ».

    Champ « Commenter en tant que Boutique Démo… » entouré, sous le fil des commentaires d'une publication
    Commenter au nom de votre Page.

Le détail du passage en lead est dans transformer un commentaire ou une conversation en lead.

Organiser la boîte : filtres, étiquettes, épingles

  • Filtrer : non lus, marqués d'une étoile, archivés, par compte ou par étiquette.

    Panneau « Filtrer » de la boîte de réception : Afficher (Non lus, Marqués, Archivés), Comptes, Étiquettes, boutons Réinitialiser et Terminé
    Filtrer par état, par compte ou par étiquette.

  • Étiquettes : Suivi, Réservé, Prospect, Commandé, Payé, Expédié. Sur Messenger, elles sont aussi posées dans Meta Business Suite ; sur Instagram, elles restent dans le CRM.

  • Épingler en haut une conversation importante, couper les notifications d'une conversation bruyante, archiver ou bloquer une personne.

    Menu « Plus d'actions » d'une conversation : Créer le lead, Voir le profil Instagram, Épingler en haut, Marquer d'une étoile, Couper les notifications, Marquer comme non lu, Archiver, Bloquer, Supprimer la conversation
    Le menu ⋮ d'une conversation.

  • Vocaux reçus : lecture en 1×, 1,5× ou 2×, avec la transcription sous le lecteur.

La règle des 24 heures

Réponse bloquée par Meta

Instagram et Messenger ne laissent une entreprise répondre librement que dans les 24 heures qui suivent le dernier message de la personne. Au-delà, le champ de réponse indique « Fenêtre de 24 h fermée : attendez son prochain message ». Dès qu'elle vous réécrit, vous pouvez répondre d'ici. Plus de détails : fenêtre de 24 heures.

Conversation Instagram avec le bandeau « Réponse bloquée par Meta » et le champ « Fenêtre de 24 h fermée : attendez son prochain message »
Au-delà de 24 heures, la réponse attend le prochain message de la personne.

Étape suivante : transformer un commentaire ou une conversation en lead, ou laisser l'agent IA répondre quand vous n'êtes pas là.

Questions fréquentes

Pourquoi je ne peux plus répondre à une conversation ?
Meta n'autorise une entreprise à répondre librement que dans les 24 heures qui suivent le dernier message de la personne. Passé ce délai, le CRM affiche « Réponse bloquée par Meta » : attendez son prochain message, ou utilisez le lien « Répondre depuis Meta ».
Les étiquettes sont-elles synchronisées avec Instagram ?
Sur Messenger, oui : les étiquettes posées dans Tech CRM le sont aussi dans Meta Business Suite. Instagram ne permet pas aux applications de lire ou poser ses étiquettes : elles restent dans le CRM.
Peut-on envoyer un message vocal depuis le CRM ?
Oui, sur Instagram : enregistrez-le depuis le bouton micro de la conversation. Les vocaux ne partent pas encore sur Messenger. Les vocaux reçus se lisent en vitesse 1×, 1,5× ou 2×, avec leur transcription.
Où créer des réponses rapides ?
Dans Réglages → Réponses rapides. Elles s'insèrent ensuite dans une conversation ou une réponse à un commentaire avec le bouton « Insérer une réponse rapide ».
Étape suivanteTransformer un commentaire ou une conversation en leadVoir la fonctionnalitéBoîte de réception unifiée Instagram et Messenger

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Écrivez à contact@technopek.com ou appelez le +212 6 64 64 53 48 : l'équipe Technopek répond 6 jours sur 7, de 9 h à 20 h.

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